La messagerie collaborative se situe au centre des enjeux stratégiques d’une entreprise. Sa capacité de communication, son organisation interne ou sa réactivité sont directement liées à l’usage d’un outil de travail fiable et efficace. En quoi cette solution numérique se révèle-t-elle incontournable pour les structures professionnelles et associatives ?
Les principales fonctionnalités d’une messagerie collaborative
La messagerie collaborative propose des fonctionnalités et des applications à même de simplifier et de fluidifier le travail au sein d’un groupe ou d’un service. Des échanges réactifs et clairs permettent de mieux définir les objectifs communs. Parmi les usages les plus plébiscités, on retrouve :
- la planification des réunions ou des événements professionnels ;
- la gestion d’un carnet d’adresses ;
- l’organisation d’un planning ou d’un emploi du temps ;
- le partage des dossiers ;
- le classement et l’archivage des mails ;
- les discussions instantanées…
Le Mail to SMS, un usage différent et adapté à des besoins permanents ou ponctuels
Certains prestataires proposent également le Mail to SMS, une solution d’envoi de SMS par e-mail pour faciliter la communication groupée. À des fins marketing, commerciales ou pour entretenir de bonnes relations professionnelles, cette alternative offre davantage de souplesse à l’expéditeur. Dans l’optique d’une campagne promotionnelle ou d’invitations privées, cet aspect de la messagerie collaborative est en parfaite adéquation avec les besoins des entreprises.
Sécuriser et protéger les flux de données qui transitent dans une boîte mail
Un travail efficace passe également par la fiabilité du système. L’externalisation pour un serveur de messagerie collaborative réduit les coûts de gestion tout en garantissant la sécurité des échanges. Sous la forme d’un relais de messagerie ou en complément de logiciels d’encodage et de cryptage, cette alternative permet de moduler l’offre d’un hébergeur. Celui-ci est aussi plus réactif pour résoudre d’éventuels problèmes techniques. Tout comme la protection des informations, cet élément est primordial pour ne pas influer négativement sur son activité professionnelle.
